Hoe ga je om met dubbele personen in een cohort?

Soms lijkt dezelfde cursist twee keer op te duiken: één keer met een typefout in de naam, één keer met een ander e-mailadres, of via twee verschillende ouder-accounts. Dat heet een duplicaat. De app helpt je die te herkennen voordat ze problemen veroorzaken — bijvoorbeeld voordat je per ongeluk een tweede diploma uitreikt op een profiel dat het diploma al heeft.

Dit artikel legt uit:

• hoe het NWD over diploma's en cursisten denkt (zodat je begrijpt waarom "samenvoegen" in onze app belangrijk is);
• op welke vier plekken je duplicaten in de app tegenkomt;
• wat er precies met diploma's, voortgang en cohortplekken gebeurt zodra je bevestigt dat het dezelfde persoon is;
• wanneer een dubbel profiel juist géén probleem is;
• wanneer je iets niet zelf moet doen en NWD om hulp vraagt.

Hoe het NWD over diploma's en cursisten denkt

Voordat je gaat samenvoegen helpt het om te weten hoe wij naar opleidingen kijken. Dit is competentiegericht opleiden: je krijgt geen diploma voor "de hele cursus", maar voor de competenties die je hebt aangetoond.

Dat heeft twee gevolgen die belangrijk zijn voor duplicaatbeheer:

1. Eén persoon kan meerdere diploma's hebben voor dezelfde cursus. Iemand die in één cohort de basismodules afrondt en in een later cohort de keuzemodules, krijgt twee diploma's — geen duplicaat, gewoon de manier waarop competentiegericht opleiden werkt. Diploma 1 dekt de basismodules, diploma 2 dekt de keuzemodules.
2. Dezelfde competentie kan maar één keer "vers" worden uitgereikt. Als een cursist competentie X al via een eerder diploma heeft, wordt X niet nogmaals op een nieuw diploma gezet. Het systeem ziet X als al bewezen, en een tweede uitgifte voor diezelfde X zou betekenisloos zijn.

Wat hieruit volgt is belangrijk: dezelfde cursist tegenkomen in twee cohorten voor dezelfde cursus is normaal. Pas als één persoon twee verschillende profielen heeft (door een typefout, een nieuwe inschrijving, een ouderaccount- wissel) — dan heb je een duplicaat dat je wilt samenvoegen.

Waar je duplicaten in de app tegenkomt

Sinds de update van april 2026 verschijnen duplicaat-signalen op vier plekken. Je hoeft niet zelf te zoeken; de app brengt mogelijke matches naar je toe.

1. Het tabblad "Duplicaten" op de personenpagina

Op /locatie/[jouw-locatie]/personen/duplicaten zie je een lijst van paren binnen jouw vaarlocatie waarvan het systeem denkt dat het hetzelfde profiel is. Per paar zie je een primair profiel (oudste of meest gebruikte) en een duplicaat-profiel, plus per profiel hoeveel diploma's, cohortplekken en gekoppelde gebruikers eraan hangen.

2. Het tabblad "Duplicaten" op een cohort

Hetzelfde principe, maar dan beperkt tot één cohort: /locatie/[jouw-locatie]/cohorten/[cohort]/duplicaten. Zie je het cohort- overzicht en staat er een oranje stip naast het tabblad Duplicaten, dan verwacht het systeem dat er minstens één paar in dit cohort zit dat aandacht nodig heeft. De stip verdwijnt zodra alle paren bevestigd of weggeklikt zijn.

3. Tijdens het aanmaken van één enkele cursist

In het Cursist toevoegen-dialoogje verschijnt zodra je voornaam, achternaam en geboortedatum hebt ingevuld een gele balk "Lijkt op een bestaand profiel..." als het systeem in jouw locatie een match vindt met een score van minimaal 150 (de "waarschijnlijk dezelfde persoon"-grens). Je kunt direct klikken om het bestaande profiel te gebruiken in plaats van een nieuw aan te maken.

4. In de import-preview bij bulkimport

Als je een TSV/CSV plakt om meerdere cursisten tegelijk toe te voegen, krijg je vóór het opslaan een preview-overzicht. Per regel zie je een status:

• Geen match — er is nog geen profiel; de regel maakt een nieuw profiel.
• Mogelijk dezelfde (zwakke match) — kandidaat zichtbaar, geen vooraf-selectie. Jij kiest expliciet "bestaand profiel gebruiken" of "toch nieuw aanmaken".
• Waarschijnlijk dezelfde (sterke match) — kandidaat staat voorgevinkt op "bestaand profiel gebruiken". Jij kunt het overrulen.
• Zelfde persoon (perfect match: zelfde naam + geboortedatum) — het systeem laat het bewust open omdat exact dezelfde naam + geboortedatum ook een tweeling kan zijn. Je moet expliciet kiezen.
• Meerdere kandidaten — je krijgt een keuzelijst.
• Al in dit cohort — de cursist staat er al; standaard wordt deze regel overgeslagen.
• Plakkers in deze import lijken op elkaar — twee of meer regels in jouw paste verwijzen naar dezelfde persoon. Je krijgt een aparte dialoog om te bevestigen of het inderdaad één persoon is, of om elke regel toch z'n eigen profiel te geven.

De samenvoeg-dialoog

Klik je op een paar (in de Duplicaten-tab of via de cohortbanner), dan krijg je een dialoog die de twee profielen veld-voor-veld naast elkaar zet — net als een diff-weergave in code review. Per veld zie je een groen vinkje als de waarden overeenkomen, of een oranje waarschuwing als ze verschillen.

Belangrijke knoppen in deze dialoog:

• Wissel primair en duplicaat (rechtsboven) — handig als je denkt dat het systeem het verkeerde profiel als hoofdprofiel heeft aangewezen, bijvoorbeeld omdat het duplicaat juist het profiel met de meeste diploma's is.
• Bevestigen — samenvoegen — voert de samenvoeging uit. Daarna is het duplicaat-profiel weg en zit alle voortgang/diploma's op het primaire profiel.

De dialoog laat ook waarschuwingen zien als één van de profielen een gekoppelde gebruiker heeft of als die gebruiker na samenvoegen geen profiel meer over heeft. Lees deze waarschuwingen aandachtig — een gebruiker zonder profiel kan niet meer inloggen, en dat moet via NWD hersteld worden.

Wat gebeurt er precies tijdens een samenvoeging?

Goed om te weten, ook als je niets technisch hoeft te doen:

• Diploma's, certificaten en logboekregels van het duplicaat verhuizen naar het primaire profiel. Geen verlies.
• Voortgang in cohorten verhuist mee, inclusief welke instructeur op welke datum welke competentie heeft afgevinkt — de tijdlijn blijft intact.
• Cohortplekken verhuizen mee. Als beide profielen toevallig in hetzelfde cohort zaten, blijft één plek over (de oudste of de plek met diploma) en wordt de andere zachtjes gearchiveerd.
• Competenties die al op een eerder diploma stonden worden niet dubbel gemarkeerd. Dit is de competentiegericht-opleiden-regel uit het begin: één competentie, één geldige uitgifte. Het systeem registreert het oude diploma als historisch bewijs en gebruikt het primaire diploma als canonieke bron.
• Gekoppelde gebruikers: het account van het primaire profiel blijft actief; het account van het duplicaat verliest zijn koppeling. Als dat account daardoor geen enkel profiel meer heeft, kan het niet meer inloggen en moet je NWD vragen het te herstellen.

Het scenario "Geblokkeerd" op de diploma's-tab

Op de diploma's-tab van een cohort zie je per cursist hoeveel modules klaar zijn voor uitgifte. Sinds de update kun je daar ook een vierde status zien: Geblokkeerd.

Een rij is geblokkeerd als alle competenties in de afgeronde modules van deze cursist al via een eerder diploma zijn behaald. Het cohort kan voor deze cursist dus geen nieuw diploma minten — er is letterlijk niets nieuws om uit te reiken.

In de praktijk komt dit vooral voor na een samenvoeging: het duplicaat- profiel had voortgang in dit cohort, het primaire profiel had de bijbehorende competenties al via een eerder diploma. Wat te doen:

1. Filter de diploma's-tab op Geblokkeerd om de getroffen cursisten te zien.
2. Open de cursistenkaart en kijk welke diploma's er al zijn. In veel gevallen is het correct dat de cursist niets nieuws krijgt: de cohort-deelname was bijvoorbeeld een opfrisronde.
3. Wil je toch nog modules afronden in dit cohort? Voeg dan competenties toe die nog niet op een eerder diploma stonden (bijvoorbeeld via Kernmodules afronden), zodat er wél nieuwe inhoud is voor het diploma.

Klik je op Diploma's uitreiken voor een selectie waar geblokkeerde rijen in zitten, dan krijg je vóór het uitreiken een overzicht: zoveel cursisten krijgen wel een diploma, en zoveel krijgen er geen — met de reden ernaast ("alle competenties al eerder behaald" of "nog geen curriculum gekoppeld"). De geblokkeerde rijen worden uit de uitgifte gefilterd; je krijgt nooit per ongeluk een leeg of overlappend diploma.

Wanneer is "dezelfde persoon" géén duplicaat?

Niet elk dubbel-aanvoelend geval is een merge-geval. Een paar veelvoorkomende situaties waarbij je niets hoeft te doen:

Dezelfde cursist in meerdere cohorten van dezelfde cursus

Volkomen normaal. Iemand kan dit jaar de basis doen en volgend jaar de gevorderden, allebei voor "Kielboot CWO 3" maar in verschillende cohorten. Dat is twee cursusinschrijvingen, één persoon, geen duplicaat.

Eén cursist met twee diploma's voor dezelfde cursus

Ook normaal. Diploma 1 dekt de modules die in cohort A zijn afgerond, diploma 2 dekt de modules uit cohort B. Geen duplicaat, gewoon competentiegericht opleiden.

Twee verschillende cursisten met dezelfde voor- en achternaam

Twee broers, twee neefjes, of een naamgenoot uit de buurt. Niet samenvoegen zonder de geboortedatum (en bij gelijke geboortedatum: de geboorteplaats of e-mailadres) te controleren. Het systeem duwt zulke "perfect match"-rijen expres niet door — jij beslist.

Wanneer niet zelf samenvoegen?

Voeg profielen niet zelf samen als:

• je alleen de naam herkent, maar geboortedatum of geboorteplaats afwijkt;
• een profiel niet aan jouw vaarlocatie gekoppeld is — het systeem laat het ook niet toe, maar ga er ook niet omheen door rare imports te doen;
• je vermoedt dat het om twee familieleden met dezelfde naam gaat;
• een profiel gegevens bevat die duidelijk niet bij jouw cursist horen (zoals een totaal andere geboorteplaats of een diploma dat hier niet kan passen);
• een ouder, cursist of collega aangeeft dat de gegevens niet kloppen;
• je niet aan een collega kunt uitleggen waarom je zeker weet dat het dezelfde persoon is.

In deze gevallen vraag je NWD om mee te kijken via info@nationaalwatersportdiploma.nl. Vermeld de profielnummers (de korte handle, bijv. @xyz123ab) en/of de cohortnaam, en leg in één zin uit waarom je twijfelt. Stuur niet meer persoonsgegevens mee dan nodig.

Praktische werkwijze

1. Open de Duplicaten-tab op je personenpagina of op het betreffende cohort.
2. Vergelijk het paar in de samenvoeg-dialoog veld voor veld.
3. Twijfel je over één veld? Klik weg en zoek het juiste antwoord op (cursist bellen, papieren formulier opzoeken). Niet gokken.
4. Heeft een van de profielen een gekoppelde gebruiker? Lees de waarschuwing in de dialoog en handel volgens het advies.
5. Bevestig samenvoegen alleen als alle velden óf overeenkomen óf duidelijk uit te leggen verschillen (typefout, ouder-mailadres) zijn.
6. Komt na een samenvoeging een rij in Geblokkeerd terecht op de diploma's-tab? Dat is meestal correct gedrag — controleer of de cursist inderdaad alles al heeft, of voeg eventueel nog ontbrekende competenties toe.

Veelgestelde vragen

Mag ik samenvoegen als beide profielen een ander e-mailadres hebben?

Waarom mag ik niet samenvoegen op naam alleen?

Wat gebeurt er met diploma's na samenvoegen?

Mijn cursist heeft twee diploma's voor dezelfde cursus — is dat een fout?

Waarom staat een cursist als 'Geblokkeerd' op de diploma's-tab?

Wat moet ik doen als ik twijfel?